آيا نرم افزار حسابداري مي‌تواند به شما در برابر جرايم مالياتي و حسابرسي كمك كند؟

نقطه مشترك همه كسب و كارهاي دنيا، پرداخت ماليات است. همه ما مي‌خواهيم ماليات خود را كاهش دهيم و خوشبختانه روش‌هاي قانوني زيادي براي انجام اين كار وجود دارد. با اين حال، تلاش‌هايي كه به طور عمده براي پنهان كردن درآمد واقعي صورت مي‌گيرند، مي‌توانند واقعاً شما را دچار مشكل كنند. اين مفهوم به عنوان فرار مالياتي شناخته مي‌شود و هر چند روشي است كه اغلب افراد مشهور و شركت‌هاي بزرگ و ثروتمند از آن استفاده مي‌كنند؛ اما افراد با درآمد متوسط نيز اين كار را انجام مي‌دهند. مثلاً اگر شما در سال گذشته 50 ميليون تومان درآمد داشته‌ايد و هنگام پر كردن سررسيد مالياتي خود ادعا مي‌كنيد كه فقط 30 ميليون تومان در سال گذشته درآمد داشته‌ايد، اين كار شما غير قانوني است و در زمره جرايم مالياتي قرار مي‌گيرد.

با اين حال، آمارها نشان مي‌دهد كه تعداد زيادي از كارفرماها و شركت‌ها، قصد فرار مالياتي ندارند و تنها به دليل اشتباهات محاسباتي، درگير جرايم مالياتي شده‌اند. گاهي نيز ممكن است حسابدار يا كارمندان يك شركت به طور خودسرانه در آمارهاي مالي شركت دست برده و كل سازمان را به خطر بياندازند. جالب است بدانيد كه با استفاده از يك نرم افزار حسابداري خطاهاي انساني را به حداقل مي‌رسانيد و البته با كنترل بهتر روي كارمندان، مي‌توانيد در زمان پر كردن سررسيد مالياتي خود، خيال راحت‌تري داشته باشيد. در ادامه بررسي مي‌كنيم كه چطور يك نرم افزار حسابداري مي‌تواند در اين زمينه به شما كمك كند تا كمترين تقلب و تخلف در سازمان شما به وقع بپيوندد و تا حد ممكن از جرايم مالياتي دور بمانيد. پس در ادامه با ما همراه باشيد.

جلوگيري از تخلف مالياتي كارمندان با نرم افزار حسابداري

سازمان‌ها به ندرت دوست دارند كه در مورد مباحث مربوط به كلاهبرداري‌هاي مالي صحبت كنند؛ اما سالانه ميليون‌ها دلار در سراسر جهان از اين طريق، نصيب افراد كلاهبردار مي‌شود. حتي اگر شما به عنوان مدير يك مجموعه، تلاش كنيد كه تمام امور قانوني مربوط به ماليات را رعايت كنيد، باز هم ممكن است كه در تيم شما كارمندان بي پروايي وجود داشته باشند كه از طريق دست‌كاري در پرونده‌هاي پرداخت شده به بانك‌ها، تغيير نام مشتريان، آدرس‌ها و اطلاعات پرداخت، ايجاد و تائيد فروشندگان ساختگي، سفارش‌هاي خريد جعلي و ثبت بي دليل ساعات اضافه كاري، سعي مي‌كنند كه در اين ميان به سود برسند.

به گفته حسابرسان و تحليلگران، انتخاب يك نرم افزار حسابداري مناسب، يكي از بهترين راه‌ها براي تشخيص و پيگيري موارد مربوط به سوء استفاده از سيستم حسابداري و البته جلوگيري از انواع تقلب‌ها است. با گذشت سال‌ها، نرم‌افزارهاي حسابداري به طور خاص گسترش پيدا كرده‌اند و به سازمان‌ها در همه امور مربوط به ماليات‌ها كمك مي‌كنند. اين نرم‌افزارها از طريق رديابي حسابرسي، هشدارها و محدوديت دسترسي اين كار را انجام مي‌دهند.

رديابي حسابرسي

برخلاف سيستم‌هاي دستي كه در آن اسناد مي‌توانند «گم شوند» يا به سادگي توسط اسناد تقلبي جايگزين شوند، مي‌توان يك سيستم حسابداري قدرتمند را براي سازمان خريداري كرد تا گزارش‌هاي مربوط به انواع فعاليت‌ها را صادر كند، به كاربران اجازه دهد به تاريخ معامله، تائيد داده‌ها، ميزان پرداختي‌ها و اطلاعات مشتري‌ها دسترسي داشته باشند. حتي نرم‌افزار حسابداري با كاركردهاي ويژه اين امكان را فراهم مي‌كند كه كاربران بتوانند معاملات نقدي كه داخل تاريخچه پرداخت‌هاي بانكي ثبت نشده‌اند را جستجو كرده و به اسناد آن دسترسي پيدا كنند.

هشدارها

شما با استفاده از يك نرم افزار حسابداري مي‌توانيد هشدارهايي در زمينه‌هاي خاص تنظيم كنيد تا در مورد هرگونه تغييرات ايجاد شده به شما اطلاع بدهد. به عنوان مثال، مي‌توانيد سيستم را طوري تنظيم كنيد كه در زمان تغيير نام، آدرس و جزئيات بانكي در حساب‌هاي مشتري‌ها به شما هشدار بدهد. ابزارهاي اضافي، مانند FIM (نظارت بر يكپارچگي پرونده) و IDS (سيستم تشخيص نفوذ) نيز به مديران سيستم درباره هرگونه نقص در يكپارچگي پرونده‌ها و دسترسي به شبكه اطلاع مي‌دهد.

محدوديت دسترسي

يكي ديگر از كاركردهاي مفيد كه در اكثر نرم افزارهاي حسابداري وجود دارد، محدوديت دسترسي كاربر است. با اجراي تفكيك وظايف به همراه ساز و كارهاي دقيق، سيستم حسابداري باعث مي‌شود كه كلاهبرداران از انجام كارهايي كه مجاز به انجام آن‌ها نيستند منع شوند. حتي اگر يك كارمند صلاحيت اضافه كردن فروشنده جديد يا تغيير اطلاعات پرداخت را داشته باشد، به عنوان مثال، حسابدار يا مدير فروش، بايد ابتدا براي انجام اين كارها تائيد بگيرد و شما نيز به عنوان مدير در جريان همه اين تغييرات قرار بگيريد. همچنين مي‌توان از فناوري نرم افزار حسابداري براي خودكار كردن نقل و انتقالات صندوق‌هاي الكترونيكي استفاده كنيد كه خطرات استفاده از چك را از بين مي‌برد. علاوه بر بهبود كنترل‌هاي داخلي، يك سيستم حسابداري مي‌تواند به شما در پيروي از مقررات، قوانين و عملكردهاي خاص در سررسيد مالياتي كمك كند. شما ديگر نيازي نيست كه نگران اشتباه در محاسباتي باشيد كه منجر به پيگرد قانوني شما شود. بلكه همه محاسبات به طور دقيق و با كمترين خطا انجام مي‌شود.

نتيجه گيري

يك نرم افزار حسابداري مي‌تواند تا حد زيادي شما را از جرايم مالياتي به دور نگه دارد. با اين حال، به خاطر داشته باشيد كه حتي بهترين محصولات نرم افزاري داراي باگ‌ها و نقاط ضعفي هستند كه يك كلاهبردار حرفه‌اي مي‌تواند از آن‌ها سوء استفاده كند؛ بنابراين، علاوه بر استفاده از يك سيستم حسابداري قابل اعتماد، بايد اقدامات پيشگيرانه خاصي مانند نصب يك سيستم دوربين مدار بسته يا فناوري احراز هويت (به عنوان مثال اثر انگشت يا نرم افزار تشخيص شبكيه چشم) نيز استفاده كنيد.

علاوه بر اين، مديريت ريسك بايد در طول محاسبات مالي به عنوان اولويت اصلي در نظر گرفته شود. تجزيه و تحليل خطرات مشاغل و برنامه ريزي براي رفع و حل آن خطرات، نه تنها از صدمات سهوي و عمدي جلوگيري مي‌كند، بلكه به حفظ مستندات مديريتي و رعايت مقررات نيز كمك شاياني مي‌كند. كار ديگري كه شما بايد انجام دهيد اين است كه كارمندان خود را مسئول قانونمند نگه داشتن سازمان خود كنيد. با تلفيق فناوري پيشرفته نرم افزار حسابداري با حرفه‌اي بودن كاركنان و سياست‌هاي مناسب، شما يك سيستم كنترل قوي ايجاد خواهيد كرد كه به شما در تشخيص از بين بردن و جلوگيري از فعاليت‌هاي كلاهبرداري كاربر نه فقط در زمان پر كردن سررسيد مالياتي، بلكه در همه سطوح كمك مي‌كند.

منبع: https://holoo.co.ir/can-accounting-software-help-you-with-tax-and-audit-crimes/